Určite už každý z vás mal možnosť viesť kalendár alebo ho ak aktívne používa. Od tradičných stolových kalendárov, až po nástenné, či diáre, ale aj online kalendáre, ten výber je naozaj rozmanitý. Práve pri viacčlennej rodine si neviem predstaviť plánovanie, ktoré by bolo možné bez pomoci kalendáru.
Avšak nie je kalendár ako kalendár a len pri správnom použití možno očakávať, že nám starostlivosť o kalendár prinesie želaný výsledok. Aj tému starostlivosti o kalendár netreba podceňovať. Či už sa nám to páči alebo nie, vyžaduje si nielen značenie termínov ale tiež plánovanie, ktoré na základe týchto termínov robíme, náš čas a tiež energiu. Takže to nie je niečo, čo sa deje popri. O to dôležitejšie je, aby tento čas mal aj želaný výsledok v podobe odľahčenie pri organizovaní našej rodiny, nášho dňa a v konečnom dôsledku aj pri organizácii našich povinností.
Ktorý kalendár je vhodný?
Začnime tým, aký formát kalendáru je optimálny? Existuje veľké množstvo kalendárov, od stolových, po diáre, ročné kalendáre na celú stenu ale samozrejme aj elektronické kalendáre. V skutočnosti neexistuje na toto správna odpoveď, je to všetko len otázka preferencií. Niekomu viac vyhovuje si ročne písať svoje termíny do kalendáru, inému zas elektronická podoba.
Tradičné tlačené kalendáre
Aká je z môjho pohľadu veľká výhoda tradičných kalendárov? Človek je viac flexibilný pri plánovaní. Napríklad jednou z metód je si spísať svoje povinnosti na lepiace papieriky Post -it a potom ich na časovej osi toľko posúvať toľko až nájdete optimálny denné prerozdelenie napríklad počas obdobia jedného týždňa. Pri elektronickej podobe je to teoreticky tiež možné, ale z mojej skúsenosti sa do elektronických kalendárov len vkladajú termíny, jeden za druhým, a len málokdo sa potom začne zamýšľať nad tým, v ktorom poradí dávajú zmysel. Keď už sú zapísané, tak už sú ako keby rezervované na túto činnosť.
Elektronické kalendáre
Na druhej strane elektronické kalendáre majú 2 veľké výhody, ktoré odbremeňujú našu pamäť. Na jednej strane si možno nastaviť pravidelnosť opakovania – narodeniny ako ročný termín (teda opakujúci sa raz ročne) alebo tréning detí ako týždenný kalendár (niečo, čo sa mi objaví v kalendári každý týždeň. Takže nemusíme tieto vždy nanovo manuálne evidovať. Ďalšou výhodou je možnosť nastavenia si, kedy chcem mať pripomienku k môjmu termínu – napríklad vždy ½ hodinu predtým, než má tento termín začať.
Konečné rozhodnutie nad správnym formátom ostane však na vašej osobnej preferencii.
Ako začať plánovanie?
Ktoré termíny neviete ovplyvniť?
Optimálne pri plánovaní je začať s tým, že si začnete značiť svoje dlhodobé termíny a najmä termíny, ktoré neviete ovplyvniť. Napríklad narodeniny, dovolenky, prázdniny, dni, v ktoré je škôlka či škola otvorená ale aj termíny v zmysle – začiatok školy, koniec školy.. -veci, ktoré nevieme ovplyvniť.
Keď skončíte túto činnosť bude váš kalendár už naplnený mnohými termínmi, ktoré vám ale udajú rámec toho, koľko času máte ešte vôbec k dispozícii a ktorým môžete plánovať.
Ktoré úlohy vám ešte ostávajú?
V druhom kole je dôležité si spísať, ktoré ÚLOHY by sme chceli v nasledujúcom týždni vybaviť a potom ich naplánovať – to znamená priradiť ich k dňu v ktorom ho chceme uskutočniť. Ale pozor, nepripravujte ich ku konkrétnej hodine. Rozdeľte si deň na 3 bloky – doobeda, poobede a večer a pripraďte ich k bloku. Ak ich totiž priradiť ku konkrétnej hodine, tak sa začnete postupom času cítiť ako taký škrečok v klietke, ktorý stále len uteká a uteká a váš kalendár sa zmení na terorizujúci systém – na niečo, čo vás doslova prenasleduje a nenechá vám oddýchnuť.
Ak sa budete pohybovať len vrámci časových blokov má to tú veľkú pomoc, že ak si svoje úlohy vybavíme skôr, tak ostane nám dostatok času na oddych. Ak nie, tak stále sme ešte v pláne.
Ak by sme si však každú minútu naplánovali, nielen, že sa cítime stále poháňané, ale zakaždým keď nedodržíme časový plán, a potrebujeme napríklad dlhšie na úlohu ako sme mysleli, začneme sa stresovať. Lebo potom je to reťazová reakcia – jeden posunutý termín má vplyv na ten ďalší a zrazu sme už len znechutné, vystresované, vynervované a najradšej by sme šmarili náš kalendár von oknom.
Kedy plánovať?
Samozrejme, že do kalendára si značte termíny hneď ako sa ich dozviete, tak si nemusíte uchovávať v mysli a vyhnete sa tak aj tomu, že nejaký termín zabudnete.
Okrem toho je ale dôležité si vyhradiť 1 deň v týždni, v ktorom sa budete pol hodinu alebo hodinu venovať výhradne len na organiyácii kalendáru. Optimálne sa hodí nedeľa večer, kedy si nielen pozriete, čo vás nasledujúci týždeň čaká ale môžete ešte termíny inak naplánovať, prípadne popresúvať tak, aby bol váš týždeň podla možnosti čo najmenej stresujúci.
Aké metódy môžete použiť pri kalendári?
Exsitujú 2 metódy, ktoré vám môžu pomôcť pri organizovaní kalendárom. Tá jedna je metóda optimálneho týždňa, tou druhou pareto metóda. Poďme sa na ne pozrieť detailnejšie.
Metóda ideálneho týždňa
Skúste si spísať ako by mal ideálne váš týždeň vyzerať a potom porovnať so svojím kalendárom, alebo denným kolobehom, ktorý máte. Hľadajte možnosti ako sa viac priblížiť tomu vášmu vysninému modelu.
Paretová metóda
Mnohé veci pritom ovplyvniť nedokážete – neviete mať deň ktorý bude mať viac ako 24 hodín, ani nemôžete oslavovať štátny sviatok vtedy keď žiadny nie je, ale mnohé veci predsa len ovplyvniť viete.
Jednou z metód k tomu je Paretová metóda 80:20. Táto hovorí, že 20 percent vašej činnosti by malo produkovať 80 percent želaného výsledku. Aby to bolo vôbec možné je potrebné si naše úlohy dať na vážku a zvážiť ako dôležité nám sú a či niektoré z nich smôžeme buď zredukovať alebo aj úplne odstrániť.
Príklad – Ak sa budem každý deň stresovať do nevidím len preto, že varím 3-krát denne, tak napríklad je možné riešenie navariť viac a mať tak len raz denne túto úlohu na splnenie. Ten čas, čo tak získame môžeme potom využiť na niečo iné, na niečo čo má vyššiu prioritu pre nás, alebo niečo, čo inak nestíhame.
Takže tým, že si naše úlohy prirotuzujeme a snažíme lokalizovať tých 20, ktoré nám neskôr dosiahli 80 percentné naplnenie, sme už pokročili značne v našom plánovaní.
Záver
Dúfam, že vám tieto tipy pomôžu pri používaní kalendáru. Nezabudnite, že robte len to, čo vám pomáha. Cieľom nieje vytvoriť dodatočný stres, ale stres odbúrať. Takže hľadajte cestu, ktorá vyhovuje najviac vám, univerzálny systém neexistuje.
K téme vedenia kalendáru sa ešte určite vrátim, preto nezabudnite sledovať môj blog a môj podcast.
